Datenschutzrechtliche Hinweise

anlässlich der Anmeldung zu einer Informationsveranstaltung der Universität Stuttgart sowie deren Durchführung in Form eines Online-Meetings

I. Informationen nach Art. 13 und Art. 14 DS-GVO

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Informationen zum Verantwortlichen und zum Datenschutzbeauftragten finden Sie in der Datenschutzerklärung der Universität.

2. Beschreibung und Kategorien von Daten

a) Anmeldung

Das Formular erfasst strukturiert Ihre eingegebenen Daten in einer Datenbank. Zusätzlich werden Datum und Uhrzeit in der Datenbank erfasst.

b) Teilnahme an dem Online-Meeting ohne einen Webex-Account

Verwenden Sie den in der E-Mail enthaltenen Link ohne Nutzung eines Webex-Accounts (Webex.com und unistuttgart.Webex.com), wird bei der Anmeldung ein Name und optional eine E-Mailadresse abgefragt. Ihre Eingaben können bei der Konferenz auch für andere Teilnehmer und den Gastgeber sichtbar sein. Möchten Sie daher pseudonym teilnehmen, geben Sie bitte nicht ihren tatsächlichen Namen ein, sondern verwenden Sie ein Pseudonym. Dies ist ausdrücklich zugelassen. Das Feld "E-Mailadresse" können Sie zudem gerne leer lassen.

c) Teilnahme an dem Online-Meeting für bereits in Webex registrierte Teilnehmer

Nehmen Sie mit der Nutzung eines Webex-Accounts teil, sind ggf. die im Account hinterlegten Informationen, insbesondere der Name, Adressen und Telefonnummer für andere Teilnehmer und den Gastgeber sichtbar.

d) Audio und Video

Bei einem Online-Meeting können Sie für die anderen Teilnehmer sicht- und hörbar sein, wenn Ihr Mikrofon und Ihre Kamera aktiviert sind. Bitte achten Sie daher darauf, ob Mikro und/oder Kamera aktiviert sind. Bitte aktivieren Sie entsprechend Mikro und/oder Kamera gar nicht erst oder deaktivieren Sie diese ggf., wenn Sie nicht sicht- und/oder hörbar sein wollen. Es steht Ihnen frei, sich lediglich die Präsentation anzusehen.

Es finden keine Audio-/Videoaufzeichnungen seitens des Instituts für Akustik und Bauphysik statt.

e) Nutzungsbericht

Beim Online-Meeting wird automatisch ein sog. Nutzungsbericht erstellt, der die Informationen zu den Teilnehmern beinhaltet (Name, E-Mailadresse, Zeit der An- und Abmeldung beim Online-Meeting sowie Teilnahmedauer; im Falle der Teilnahme über einen bestehenden Webex-Account die weiteren im Profil hinterlegten Daten; Beitritt von extern/intern). Dieser Bericht wird jedoch nur dem Gastgeber des Online-Meetings (Institut für Akustik und Bauphysik) sichtbar.

f) Im Hintergrund verarbeitete Daten

Folgende weitere Daten werden nach Angaben des eingesetzten Dienstleisters bei der Teilnahme am Online-Meeting verarbeitet:

  1. IP-Adressen, Browser, Geografische Region, eindeutige Nutzerkennung (UUID) bei registrierten Nutzern, Benutzeragentenkennung, ggf. genutzte Client-Version, Betriebssystemtyp und –version, Hardwaretyp
  2. Meeting-Metadaten (Thema, Beschreibung)

Daneben gibt es Telemetriedaten (Informationen, die im Zuge der Nutzung und des Betriebs von Produkten und/oder Services von Instrumenten und Protokollierungssystemen erzeugt werden), die der eingesetzte Dienstleister für eigene Zwecke und damit in eigener Verantwortlichkeit verarbeitet.

3. Zweck und Folgen der Nichtangabe der personenbezogenen Daten

Die abgefragten Daten werden zur Durchführung und Bestätigung der Anmeldung und Abwicklung der Veranstaltung in Form des Online-Meetings verarbeitet. Ohne Pflichtangaben kann die Anmeldung und damit die Teilnahme an der Veranstaltung nicht durchgeführt werden.

Bei entsprechender Einwilligung werden wir Ihre bei der Anmeldung angegebenen Daten (Ihr Vor- und Nachname und Ihre Emailadresse sowie ggf. zusätzlich die postalische Anschrift) für die Zusendung von Informationen über den Studiengang bzw. thematisch ähnliche Themen (im Folgenden Einladungen) verwenden. In dem Fall, in dem eine Einwilligung nicht erteilt wird, entstehen keine Nachteile.

4. Rechtsgrundlage

  • Durchführung und Bestätigung der Anmeldung, Abwicklung der Veranstaltung hinsichtlich der Pflichtangaben:
    Art. 6 Abs. 1 lit. e in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 Datenschutz-Grundverordnung (DS- GVO) in Verbindung mit § 12 Abs. 1 Landeshochschulgesetz Baden-Württemberg. Bei freiwilligen Angaben: Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO.
  • Während des Online-Meetings: Bei Verwendung Ihrer E-Mailadresse und des tatsächlichen Namens: Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO.
  • Einladungen:
    Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO

5. Empfänger

  • Vor- und Nachname, E-Mailadresse: Für die Organisation des Online-Meetings verantwortliche Beschäftigte des Instituts für Akustik und Bauphysik der Universität Stuttgart.
  • Alle Daten des Anmeldeformulars, sofern Sie im Anmeldevorgang eingewilligt haben, Einladungen für zukünftige Veranstaltungen zu erhalten: Für die Organisation von zukünftigen Veranstaltungen verantwortliche Beschäftigte.
  • Ton und Bild, sofern dies bei Ihnen aktiviert ist; Chat mit Ihrem Benutzernamen: andere Teilnehmer.
  • "Im Hintergrund verarbeitete Daten": Webex-Administratorinnen und -Administratoren der Universität Stuttgart der Technischen Informations- und Kommunikationsdienste (IZUS/TIK) für Support- und Analysezwecke
  • "Im Hintergrund verarbeitete Daten": Cisco (siehe folgender Punkt) für Support- und Analysezwecke.
  • Vor- und Nachname, E-Mailadresse, Video- und Audiodaten, der oben beschriebene Nutzungsbericht und die oben beschriebenen im Hintergrund verarbeiteten Daten werden bei der Durchführung des Online-Meetings durch Cisco International Limited mit eingetragenem Firmensitz in 9-11 New Square Park, Bedfont Lakes, Feltham, England TW14 8HA, United Kingdom, einschließlich seiner verbundenen Unternehmen verarbeitet.
  • Audio- und Videodaten werden bei Durchführung des Online-Meetings durch Amazon Web Services Inc., 410 Terry Avenue North, Seattle, WA 98109-5210, USA verarbeitet.

Im Rahmen der Nutzung von Webex werden personenbezogene Daten auch außerhalb der Europäischen Union / des Europäischen Wirtschaftsraumes verarbeitet, darunter auch in Drittländern ohne einen sogenannten Angemessenheitsbeschluss (d.h. das Datenschutzniveau ist nicht der EU vergleichbar).

6. Dauer der Speicherung

  • Bis zur Abwicklung der Veranstaltung, d.h. etwa ein bis zwei Monate nach dem letzten Veranstaltungstag werden die Daten grundsätzlich gelöscht.
  • Dies gilt nicht, wenn Sie im Anmeldeprozess eingewilligt haben, zukünftig Informationen zu thematisch ähnlichen Veranstaltungen zu erhalten. Eine Löschung erfolgt dann im Falle eines Widerrufs oder – hinsichtlich der E-Mail und der postalischen Anschrift jeweils getrennt – falls E-Mail oder Post dauerhaft unzustellbar ist.
  • Die Angaben zum Online-Meeting werden nach Beendigung des Meetings gelöscht. Registrierungsinformationen, wenn Sie bereits über einen Webex Account verfügen, bleiben hiervon unberührt. Audio- und Videodaten werden nach Beendigung des Online-Meetings nicht mehr bei Amazon Web Services Inc. gespeichert.
  • Dies gilt nicht für den Nutzungsbericht – dieser wird für 7 Jahre nach Beendigung der Vertragsbeziehung zwischen der Universität und dem Dienstleister gespeichert.

7. Weiterverarbeitung für anderen Zweck

Sofern Sie im Anmeldeprozess die Einwilligung in den Erhalt zukünftiger Einladungen zu thematisch ähnlichen Veranstaltungen vom Institut für Akustik und Bauphysik der Universität Stuttgart gegeben haben, werden Ihre Anmeldedaten zu diesem Zweck verarbeitet.

8. Ihre Rechte

  • Sie haben das Recht, von der Universität Stuttgart Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten und/oder unrichtig gespeicherte Daten berichtigen zu lassen.
  • Sie haben darüber hinaus das Recht auf Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung.
  • Außerdem haben Sie in dem Fall, in dem Sie im Anmeldeprozess die Einwilligung zum Erhalt zukünftiger Einladungen zu ähnlichen Veranstaltungen durch das Institut für Akustik und Bauphysik der Universität Stuttgart gegeben haben, das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wobei die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird.

Bitte wenden Sie sich dazu entweder an den Datenschutzbeauftragten der Universität oder an Frau Angela Kohler, E-Mail info@master-bauphysik.de, telefonisch +49 711 685-60412.

II. Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 DS-GVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

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